Herramientas digitales para ser más productivos

Claves para aprender y crecer por MaVi Gangi / ¿Sientes que el día no te rinde? ¿Se te olvidan las citas? ¿Quieres saber cómo aumentar tu productividad con herramientas digitales, que además son gratuitas?

Hola, soy MaVi y hoy quiero que me acompañes a descubrir nuevas herramientas digitales para sacarle provecho a la tecnología a favor nuestro, son herramientas para ser más productivos. Lo mejor, es que muchas son gratuitas y además no solo sirven para el trabajo sino también te hacen más fácil la vida.

En el podcast De un punto al otro que tengo con mi esposo hicimos un episodio sobre las maneras de hacer que la tecnología trabaje a nuestro favor. Y eso me inspiró para seguir hablando de ese tema en esta claves que te voy a dejar. Mi reflexión siempre es que la tecnología está a nuestro servicio, en el momento en el que no disfrutes usándola o te sientas esclavo de la tecnología hay que revisar qué estás haciendo con ella y por qué no estás tomando tu las riendas.

Herramientas para ser más productivos

Estás herramientas de las que te voy a hablar te ayudan a saber en qué estás utilizando el tiempo, a tener reuniones de brainstorming más productivas, llevar control de tus proyectos, a trabajar mejor desde casa, a trabajar en equipo y en general a colaborar a distancia. Lo mejor es que son digitales y muchas de estas herramientas son gratuitas o tienen una versión gratuita.

1. Clockify

Comencemos por Clockify, ellos dicen que es para llevar el control de tu tiempo libre. Pero la verdad es que puedes utilizarlo para monitorear el tiempo que te demora cada tarea que haces, te recomiendo probarlo aunque sea por un par de días para que veas en qué utilizas tu tiempo y lo más importante es que luego con esos resultados tomes acción y verdadero control sobre tu vida. El tiempo es lo más valioso que tenemos y necesitamos lograr un balance sano entre nosotros mismos, la vida familiar y el trabajo.

2. Google trends

Ahora quiero hablarte de Google trends, esta herramienta gratuita de Google te va a ayudar a saber qué ha estado buscando la gente en internet. ¿Para qué? Para que tu ofrezcas en tu página web y en redes sociales contenido relevante, actual… Aunque ojo, muchas veces se trata de tendencias que duran 1 día, máximo 2 días, pero sabiendo esto, tú te puedes meter en la conversación.

Importante: Hay temas que ya uno sabe que serán tendencia, como por ejemplo, cuando vienen fechas importantes como Navidad. Sí, ya sabemos que la Navidad es siempre tendencia, pero hay temas relacionados con la Navidad que te salen en Google trends que puedes usar para enfocar tu contenido desde otro punto de vista para que resulte más atractivo. Si bien la Navidad ocurre todos los años, siempre está evolucionando. Por ejemplo, el año pasado la gente buscaba en diciembre cómo hacer nacimientos o pesebres en casa, manualidades que por ejemplo si te dedicas a hacer postres puedes hacer tu versión de las casas de Jengibre pero con la escena de la Natividad de Cristo y quizás como vamos a seguir en casa por un buen rato, para el día de la madre puedes ofrecer galletas decoradas que se parezcan a una tarjeta para el día de la madre.

La herramienta te permite crear notificaciones que te pueden llegar por email y también puedes personalizar las búsquedas para ver sobre lo que la gente tiene interés en el momento en diferentes países y áreas geográficas. Además, tiene gráficos con los que te muestran si la tendencia sube o baja. Y también puedes ver la misma fecha pero en años anteriores.

Si tienes un blog o te dedicas a crear contenido, Google trends es clave. Sé creativo y utiliza las palabras clave de esas búsquedas para meterte en esa conversación y llevar tráfico a tu página.

3. Google Keep

En Keep escribo todo, hasta estás palabras que te digo aquí. Puedes compartirlos con alguien que necesites que aporte su opinión o lo corrija, sin enviarlo por email. En Keep yo hago listas también porque tiene una opción de casillas para marcar y desmarcar que para la compra del supermercado me resulta útil, porque luego de comprar lo que necesitamos, desmarco todo y ya tengo la lista pre escrita porque uno casi siempre compra lo mismo. Tiene muchas utilidades, hasta se pueden subir fotos a los documentos, que además se pueden pre-visualizar en la página principal para conseguirlos mejor y puedes agregarles etiquetas para ver solo los textos que sean sobre un tema específico.

4. Google Calendar

También de Google, el Calendario es cada vez más útil y desde el teléfono puedes ver varios calendarios asociados a varios emails de Google en la misma agenda. Y desde que agregaron la facilidad de agendar reuniones de Zoom, pues lo utilizo aún más. Con esta herramienta pasa igual que con la del tiempo, se te va haciendo costumbre agregar las tareas. Pero lo bueno del calendario es que por ejemplo, cuando me llega un email con la confirmación de una entrevista que voy a hacer, si tengo el email abierto en la computadora y presionas agregar tarea al calendario la información, pasa casi todo al encabezado y te toma la hora del evento etc. También puedes agregar a tus e-mails los eventos así quedan integrados todos en 1 solo email si lo deseas.

A las entradas de calendario puedes agregar también reuniones virtuales con Google Meets, muy bueno si necesitas reunirte virtualmente con clientes. No permite grabar, pero sí te permite compartir tus presentaciones.

5. RAE

Otra herramienta que uso mucho es la que ofrece en su página web la Real Academia de la lengua española, la RAE. Con solo escribir en el buscador de Google, por ejemplo, si tengo la duda de cómo se dice ‘On demand’ en español, escribo eso y luego la palabra RAE. En los resultados de las búsqueda salen de primeros los artículos de la RAE en Fundeu, que es una fundación de la agencia de noticias EFE asesorada por la RAE para el buen uso del español.

También te salen los resultados de la RAE si lo que buscas es el significado o sinónimo de una palabra. Igual pasa si escribes en el buscador de Google la palabra seguido de las palabras ‘lleva tilde’ para saber si van acentuadas.

Google tiene además integrado en sus búsquedas varias aplicaciones, la calculadora o el traductor, que por ejemplo, tienes una palabra y seguido escribes ‘en inglés’ te sale la respuesta o si quieres pasar de libras a kilos o de grados Farenheit a Centígrados.

Uso mucho Google y además está integrado con mi teléfono Android y con mis e-mails.

6. Google Fotos y Drive

De Google puedo seguir hablando por horas, porque además las herramientas de Drive y de Fotos me parecen super útiles. Ambas son de almacenamiento en la nube. Por ejemplo en Drive, tengo una carpeta con recetas, libros en formato PDF y tengo una para cada uno de los cursos, diplomados, talleres y charlas en las que he participado.

Por otro lado, la de fotos es genial, porque además te ofrece la opción de buscar por el rostro de la persona y si escribes por ejemplo la palabra playa, te van a salir las fotos que has tomado donde salga el mar. También te recuerda las fotos que tomaste ese mismo día en años pasados. Otra cosa que hace Fotos (esto no está disponible en todos los países), es que puedes mandar desde la misma aplicación a imprimir tus fotos sueltas o en álbumes.

7. Google Forms

Por otro lado también está Google Forms que te sirve para hacer encuestas, registros, recolectar datos de todo tipo porque eso que la gente escribe en ese formulario luego lo tienes en un documento, en una hoja de cálculo.

Antes de terminar este episodio quiero hablarte de algunas herramientas que te ayudaran a tener ideas claras, a trabajarlas con equipos y a llevar control de diferentes tareas.

La primera de este estilo que utilicé se llama Idea Boardz, es gratis, super sencilla de utilizar, es una página web con una interface sencilla que consiste en un tablero digital, imagínate una cartelera blanca donde vas agregando post it con diferentes ideas, temas, lo puedes separa por columnas y además puedes crearle su propio URL para enviarlo a quien quieras que lo vea o colabore con tu idea, puedes colaborar en vivo con otra personas usando esto.

Algunas de las herramientas de trabajo colaborativo populares y que tienen bastantes funciones disponibles en su versión gratuita son Trello, Asana y Miro. Para equipos pequeños que están comenzado está bien porque te permiten tener anotado todo lo que se necesita para llevar control de los proyectos, se puede trabajar directamente en la herramienta y simultaneamente. Ideal también para seguimientos de tareas. Puedes tener tableros cerrados o también enviarlos a alguien externo, un cliente que quiera ver el status del trabajo para el que te contrató.

Cuando utilices estos gestores de proyectos o administradores de tareas te vas a ir dando cuenta de si necesitas agregar más funciones como por ejemplo agregarle fecha de vencimiento a las tareas para recordar las fechas de entrega que ya la versión paga de estás aplicaciones lo ofrecen. Pero, por ejemplo cuando tu equipo es pequeño y tienes poco presupuesto lo puedes hacer a través del calendario de Google.

En el trabajo colaborativo la comunicación es super importante. Para que fluya, esas herramientas en su versión paga con suscripción tienen mensajería, aquí recomiendo que esos mensajes informales nunca sustituyan a los emails, estos son más formales (por cierto que con Google también puedes programar su envío).

Cuando hay poco presupuesto, en Google puedes enviar mensajes y también crear grupos, es útil sobre todo cuando prefieres separar lo personal de lo laboral y controlar las horas a las que se trabaja colaborativamente.

Y claro que también con WhatsApp, aunque seguramente allí tienes varios grupos personales, siempre puedes crear grupos por proyectos, destacarlos en la parte superior, marcar algunos mensajes como destacados para verlos luego y además puedes ver todos los archivos y enlaces que se envíen en ese grupo o a una persona en particular. Ah, y WhatsApp también se puede usar en linea, solo debes escribir en el navegador web.whatsapp.com y luego escaneas el código que te sale en la pantalla de la computadora con una función que está en el menú de configuración de la aplicación de tu teléfono que se llama WhatsApp Web en donde además vas a poder ver todos los dispositivos que estén en ese momento conectados a tu WhatsApp.

WhatsApp es una super herramienta para la productividad si la usas para eso le vas a sacar provecho, si quieres aprender a utilizar el WhatsApp Business te recomiendo ir al episodio 14 de las Claves para aprender y crecer se llama ¿Cómo vender con Whatsapp Business?

Por otro lado están los asistentes virtuales. En casa atenemos el de Google, pero la verdad le sacamos más provecho al de Amazon, porque con Alexa podemos crear lo que ellos llaman skills para muchas tareas y hasta nos ayuda con nuestro hijo. Creo que eso es tema de otro episodio, prometo prepararlo, está pendiente.

Hasta aquí las claves para aprender y crecer de hoy. Disfruto mucho compartiendo estos datos que además te puedo decir que funcionan si te lo propones y si trabajas pensando en los beneficios que trae el tener estas herramientas actualizadas. Yo amo las agendas, pero últimamente he notado que me he simplificado muchísimo el trabajo al tener todo de una vez en la nube y a la mano que es algo que también proporcionan estas herramientas.

Soy MaVi Gangi. Continuemos esta conversación en Twitter o Instagram donde me consigues como @MaviGangi. ¡Hasta la próxima!

Photo by bruce mars on Unsplash

Mavi Gangi

Estratega digital y podcaster. Soy directora de contenidos en Gangi Studio, agencia de marketing digital para emprendedores. Colaboro como corresponsal de Culturizando en Miami con entrevistas, reseñas de películas y series en mi sección 'Qué Ver' y como Content Manager en @CapsulaCinefila y @CulturizandoMia. Amo el cine y las buenas series. Me apasiona mi familia, la sostenibilidad, el trabajo colaborativo y la educación creativa.

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